Corona: Home Office Regeln & Tipps

Aufgrund der COVID-19-Pandemie arbeiten viele Menschen von zu Hause aus, sofern dies sinnvoll und möglich ist. Seitens der österreichischen Bundesregierung gibt es hierfür eine klare Empfehlung. Doch wie stelle ich sicher, dass ich im Home Office produktiv bin? Welche Regeln sollte ich für reibungslose Abläufe unbedingt einhalten? In diesem Beitrag erfährst du alles rund um dein Heimbüro: von arbeitsrechtlichen Fragen bis hin zu Tipps, wie du fokussiert bleibst und dein Arbeitspensum erfüllst.

Home Office Corona: Infos & Tipps

Vielerorts haben österreichische Arbeitgeber aufgrund des Coronavirus den Betrieb auf Home Office umgestellt. Zwar ist in vielen anderen Branchen Home Office schon lange Zeit üblich. Die Umstellung auf ausschließliches Arbeiten von zuhause aus ist jedoch für die meisten Menschen und in vielen Jobs gewöhnungsbedürftig. Kein Wunder also, dass in diesem Zusammenhang die eine oder andere Frage auftaucht. 

Im deutschsprachigen Raum spricht man neben Home Office (auch: Homeoffice) auch von Telearbeit. Hiermit ist jede Form von Arbeit gemeint, die gänzlich oder teilweise außerhalb der offiziellen Arbeitsstätte des Arbeitgebers stattfindet.

2021: COVID-19 macht nicht nur der Wirtschaft zu schaffen. Foto: Unsplash, (c) freddie marriage

Wie funktioniert Home Office?

Normalerweise gelten im Homeoffice die gleichen Arbeitszeiten, die auch in deinem Arbeitsvertrag festgelegt sind. Gewisse Richtlinien, z.B. der Kommunikationskanal für das Team oder das Einhalten von Pausen, sollten im Vorfeld für alle Beteiligten geklärt werden. Am Anfang des Arbeitstages grüßt du beispielsweise via Chat deine Kollegen. Auf diese Weise trägst du zu einem gewohnten Arbeitsablauf bei und signalisierst deine Verfügbarkeit. Die Mitarbeiter bzw. Arbeitnehmer sind dazu angehalten, ihre Arbeitszeiten zu dokumentieren.

Die wichtigsten Eckpunkte für sind:

• Arbeitszeiten (wie im Büro) sind vom Arbeitnehmer zu dokumentieren.
• Arbeitnehmer müssen während des Home Office erreichbar sein.
• Arbeitsaufträge und Abgabetermine müssen klar definiert sein.

Genauso wichtig wie deine Verfügbarkeit ist auch die Erreichbarkeit deiner Vorgesetzten bei eventuellen Fragen. Zur Sicherheit sollten die Mitglieder eines Teams untereinander auch ihre privaten Telefonnummern austauschen, damit die Erreichbarkeit für den Notfall immer gewährleistet ist.

Home Office: 5 Tipps für den produktiven Tag

1. Kommunikation

Mit deinen Arbeitskollegen musst du eine Vereinbarung treffen, über welche Kommunikationskanäle (Telefon, E-Mail, Microsoft Teams) ein regelmäßiger Austausch von Informationen stattfinden soll. Der rasche Gedankenaustausch und persönliche Kontakt, der durch einen gemeinsamen Arbeitsplatz ermöglicht wird und im Homeoffice wegfällt, muss so gut wie möglich kompensiert werden. Deshalb braucht es eine klare Regelung.

Im direkten Gespräch werden Missverständnisse für gewöhnlich schneller ausgeräumt. Da im Homeoffice der persönliche Face-Face-Austausch jedoch fehlt, solltest du jede Unklarheit, die auftaucht, nach Möglichkeit schnell auszuräumen. Hier gilt: Lieber eine Frage zu viel stellen als eine zu wenig! Deine KollegInnen werden es dir danken, denn dadurch bleiben reibungslose Arbeitsabläufe gewährleistet.

Für größere Meetings oder eine Absprache beispielsweise am Anfang der Woche kannst du auf Videokonferenzen (z.B. Microsoft Teams mit Videoübertragung) zurückgreifen. Facebook und Twitter sind keine Kommunikationskanäle für die Arbeit.

2. Der Arbeitsplatz: Center of Cockpit

Wer im Homeoffice produktiv sein möchte, sollte sich seinen Arbeitsplatz so einrichten, dass er zum ungestörten Arbeiten einlädt. Der Arbeitsplatz sollte hell und freundlich gestaltet und idealerweise räumlich von anderen Wohnräumen getrennt sein. Center of Cockpit bedeutet hier, dass du alle Arbeits- und Kommunikationsmittel am Platz hast und von deinem Schreibtisch aus alles erledigen kannst, ohne aufstehen zu müssen.

Die räumliche Trennung ist vor allem dann wichtig, wenn man nicht alleine wohnt und durch Familie oder Mitbewohner leicht abgelenkt werden kann. Tipp: Noise Cancelling-Kopfhörer sind eine Investition wert und ermöglichen auch mitten im Trubel konzentriertes Arbeiten.

3. Arbeitsziele und Zeitplan definieren

Guter Tipp: Arbeitspensum in klar definierte, realistische Ziele unterteilen! Ein Zeitplan in Rücksprache mit den Vorgesetzten beziehungsweise mit den Teamkollegen hilft dabei, Arbeiten fristgerecht abzugeben. Dein täglicher Zeitplan sollte auch Pausen beinhalten, die du zu Hause auch wirklich einhalten solltest.

• Zeitplan mit Arbeitszielen fixieren
• Arbeitspensum in kleine Ziele unterteilen
• Pausen einhalten

Zum Lernen, aber auch zum Arbeiten, hat sich beispielsweise die Pomodoro-Technik mit festgelegten Intervallen bewährt: Nach 50 Minuten läuten Smartphone-Wecker oder Eieruhr, um eine 10-minütige Pause einzuläuten.

4. Privates außen vor lassen

Disziplin ist im Homeoffice besonders wichtig. Wer sich allzu schnell ablenken lässt und zwischendurch anderen Tätigkeiten nachgeht, wird unter Umständen am Abend immer noch vor einem Berg unerledigter Aufgaben sitzen. Damit Freizeit und Arbeit nicht ineinander fließen, solltest du daher deinen Zeitplan einhalten.

Natürlich ist es oft eine Herausforderung, seinem näheren Umfeld (z.B. Familie) deutlich zu machen, dass während der Telearbeit Ablenkungen auch zuhause unerwünscht sind. Besonders wenn kleine Kinder im Haushalt leben, ist es schwierig, die Trennung zwischen Arbeit und Freizeit aufrechtzuerhalten. Um die Kleinen bei Laune zu halten, gibt es jedoch verschiedene Möglichkeiten. Näheres zum Thema Schulkinder und Corona kannst du in unserem Artikel Corona Lockdown 2: Situation in Schule und Kindergarten in Österreich.

Gibt es im Haushalt einen eigenen Raum für das Homeoffice? Wenn ja, dann hat sich folgende Methode in vielen Fällen bewährt: Einfach die Tür zu machen und draußen einen Zettel aufhängen, dass hier gerade gearbeitet wird. Auch kleine Kinder lernen schnell, dass sie einen Elternteil in diesem Raum in bestimmten Situationen nicht stören beziehungsweise zum Spielen auffordern sollen.

5. Belohnung am Feierabend

Sich am Ende des Arbeitstages auf etwas zu freuen, hilft dir dabei, bis dahin diszipliniert alle Aufgaben zu erfüllen. Stell dir einfach vor, worüber du dich freuen würdest, und gönn dir eine kleine Belohnung am Abend: Lieblingsserie, Abendlektüre, Videochat mit Familie und Freunden, Spieleabend, Feierabendbier etc.

Home Office und Konzentration

Wird deine Konzentration laufend unterbrochen, ermüdest du schneller. Pausen sollten bewusst eingehalten werden. Wir empfehlen folgenden Intervall zur groben Orientierung: 90 Minuten Arbeit/20 Minuten Pause.

Wenn du konzentriert arbeiten möchtest, solltest du außerdem ausreichend schlafen und trinken. Auch Bewegung spielt eine wichtige Rolle für das körperliche und seelische Wohlbefinden. Kleine Spaziergänge oder eine Yoga-Einheit zuhause können bereits wahre Wunder wirken und den Kopf wieder freimachen.

Home Office Ausstattung

Wer die benötigte Ausrüstung für die Heimarbeit zur Verfügung stellt, wird unterschiedlich gehandhabt. Viele Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern jedoch einen Arbeitslaptop bereit. Um eine schnelle Internetverbindung müssen sich ArbeitnehmerInnen in der Regel jedoch selbst kümmern. Ob Firmenhandy, Headset und dergleichen ebenfalls zur Grundausstattung gehören, solltest du vorab mit deinem Arbeitgeber klären.

Um eine sichere Kommunikation herstellen, beziehungsweise auch auf den Server des Unternehmens zugreifen zu können, sollte ein VPN (virtual private network) auf deinem Laptop eingerichtet sein. Auf diese Weise kannst du sicher auf Firmendaten zurückgreifen oder beispielsweise deine Arbeitszeiten in einem internen Zeiterfassungssystem eintragen.

Home Office und Arbeitsrecht

Homeoffice kann entweder bereits im Arbeitsvertrag geregelt sein, oder aber – wie in der Praxis der Regelfall – durch eine mündliche Vereinbarung mit dem Arbeitgeber. Telearbeit kann nicht ohne weiteres vom Arbeitgeber angeordnet werden. Enthält der Arbeitsvertrag nicht eine entsprechende Klausel zur Versetzung des Arbeitsortes, braucht es hierzu auch das Einverständnis des Mitarbeiters. Mehr Informationen zum Thema Home Office wegen Corona. 

Stellt eine Firma im Lockdown den Bürobetrieb ein und es gibt es keine mündliche oder schriftliche Vereinbarung bezüglich Heimarbeit, kann die Arbeitspflicht entfallen. Wenn Homeoffice aus beruflicher Sicht nicht möglich ist, müssen Mitarbeiter Urlaub, Zeitausgleich oder Dienstfreistellung mit dem Arbeitgeber vereinbaren. Wirtschaft und Politik fördern mobiles Arbeiten zum Zwecke einer größtmöglichen Flexibilität in unseren Zeiten.

Home Office und Datensicherheit

Ein weiterer Knackpunkt im Bereich Teleworking ist das Thema Datensicherheit. Besonders dann, wenn keine firmeneigenen Laptops bereitgestellt werden, müssen einige Fragen im Vorfeld geklärt werden:

• Stehen private oder dienstliche Geräte für das Home Office zur Verfügung?
• Ist das private Gerät ebenfalls vor Cyberattacken sicher beziehungsweise erfüllt das private Gerät betriebliche Sicherheitsstandards?
• Welche Daten dürfen das Unternehmen verlassen?
• Ist der Datentransfer verschlüsselt?
• Wie erfolgt die Löschung sensibler Daten auf Privatgeräten?
• Wie kann sichergestellt werden, dass Dritte keinen Zugang zu Dokumenten und Daten der Firma bekommen?

Home Office: der Mensch steht im Mittelpunkt

Regelmäßige Kontrollanrufe durch Vorgesetzte sind nicht Sinn der Sache. Die Vorteile des Homeoffice liegen ganz klar darin, dass man sich die Zeit selber einteilen kann. In der Regel sind Mitarbeiter sogar produktiver, wenn sie sich Pausen flexibel nehmen und die Arbeitszeit an die individuellen Bedürfnisse anpassen können. Darum gilt: Persönliche Bedürfnisse und Arbeitsanforderungen in Einklang bringen!

Ausführliche Informationen zum derzeitigen Stand der Corona-Pandemie in Österreich kannst du in unserem Artikel Corona Virus: Aktuelle Lage in Österreich nachlesen!

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