Newsletter landet im Spam? Nicht mit diesen Tipps!

12 Tipps, damit deine Newsletter nicht im Spam Ordner landen

Als Unternehmer:in solltest du möglichst alle Hebel in Bewegung setzen, um die Deliverability, also Zustellbarkeit, deiner Newsletter zu gewährleisten. Denn nichts ist für deine Unternehmenskommunikation schlimmer, als dass Mails bei deiner Kundschaft nicht ankommen, weil sie im Spam-Ordner der Empfänger:innen landen.

Unser Tipp in diesem Zusammenhang: Hab keine Scheu vor der Technik! Marketing ohne ein gewisses Maß an Technikaffinität ist heutzutage gar nicht mehr möglich. Keine Sorge, du brauchst kein IT-Profi zu werden, aber eine gesunde Neugierde und Aufgeschlossenheit gegenüber den technischen Möglichkeiten im Newsletter-Marketing ist gewiss von Vorteil für dich.

Hier 12 praktische Tipps, wie du dafür sorgst, dass deine Newsletter nicht im Spam-Ordner landen:

Tipp 1: Achte auf den Text!

Viele glauben, dass sie ihre Botschaften durch zahlreiche Rufzeichen und schrille Farben oder häufige Großschreibung im Text zusätzlich hervorheben müssen. Ein absolutes No-Go in puncto Newsletter-Marketing! Wenn du deine Inhalte derart auffällig gestaltest, wirkt sich das negativ auf die Zustellbarkeit deiner Newsletter aus, da gängige Spamfilter Alarm schlagen.

Viele Ausrufezeichen oder ein großer Anteil von roter Schrift sorgen also dafür, dass eine Mail mit großer Wahrscheinlichkeit als Spam markiert wird. Genauso verhält es sich mit nicht jugendfreien oder rassistischen Wörtern und allzu werblichen Formulierungen im Text. Vermeide also problematische Wörter und verwende auch keine allzu reißerischen Formulierungen.

Darüber hinaus solltest du immer sicherstellen, dass du ausschließlich Informationen in deinem Newsletter versendest, die für deine Zielgruppe auch wirklich von Interesse sind. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Empfänger:innen deinen Newsletter abspeichern oder markieren. Und dies wiederum signalisiert den Internet Service Providern (ISP), dass es sich um qualitative Infos handelt. Dadurch landen zukünftige Mails von dir höchstwahrscheinlich nicht im Spam.

Tipp 2: Vorsicht bei der Betreffzeile!

Grundsätzlich solltest du bei deinem Newsletter-Betreff auf spamverdächtige Wörter und Zeichen verzichten. Auch mit der Großschreibung solltest du dort vorsichtig sein. Natürlich kannst (und solltest) du deinen Newsletter kreativ und originell gestalten, doch es gibt eine Grenze, die du nicht überschreiten solltest, da deine Mail sonst schnell als Spam eingestuft wird. Dies gilt auch für deine Betreffzeile.

Betreffzeilen sollten weder GROßBUCHSTABEN noch unnötige L e e r z e i c h e n, wiederholte Rufzeichen (!!!!!), mehr als zwei Sonderzeichen (&%$#) oder reißerische Wordings enthalten. Wer beispielsweise Wörter wie „gratis“, „kostenlos“, „dringend“, „Geld verdienen“ oder „Test“ im Betreff einer E-Mail platziert, landet so leicht im Spam. Auch solltest du auf keinen Fall eine Antwort-Mail vertäuschen, indem du das dafür typische „Re:“ an den Anfang deiner Betreffzeile setzt. Weitere Tipps für deinen perfekten Betreff bekommst du hier.

Tipp 3: Sei persönlich!

Eine gute Möglichkeit, um zu verhindern, dass dein Newsletter im Spam landet, ist die Personalisierung der Anrede. Indem du deine Kund:innen direkt mit ihrem Namen ansprichst, verringerst du einerseits die Wahrscheinlichkeit, dass Empfänger:innen deine Nachricht als Spam empfinden. Andererseits fungiert die personalisierte Anrede für Spamfilter zugleich als Indikator dafür, dass deine Mail seriös ist. Denn in der Regel kennen diejenigen, die massenhaft Spam versenden, diese sensiblen Daten nicht.

Ein weiteres Element für die Personalisierung deiner Newsletter ist das Impressum. Dieses solltest du sichtbar platzieren, damit immer schnell ersichtlich ist, von wem genau die E-Mail kommt. So kommen gar nicht erst Zweifel auf, die dafür sorgen könnten, dass deine Message in den Spam-Ordner entsorgt wird.

Tipp 4: Komm in die Kontaktliste durch vCard-Funktion!

Die „elektronische Visitenkarte“ ist der sicherste Weg, Spam-Filter zu umgehen. Denn klicken Empfänger:innen auf die vCard-Funktion, wird deine Absenderadresse automatisch in ihrer Kontaktliste eingetragen. Fazit: Beim nächsten Versand ist deine Absenderadresse bereits bekannt und dein Newsletter landet im Posteingang und nicht im Spam.

Tipp 5: Stelle einen Abmeldelink bereit!

Allein aus rechtlichen Gründen ist es bereits ratsam, dass du in deinen Newslettern immer auch gleich einen Abmeldelink zur Verfügung stellst. Denn deine Abonnent:innen müssen jederzeit die Möglichkeit haben, sich vom Newsletter abzumelden. Es gilt hier die Faustregel: Die Abmeldung darf grundsätzlich nicht komplizierter sein, als die Anmeldung gewesen ist.

Der sogenannte Unsubscribe-Link hat allerdings noch einen weiteren, ganz wesentlichen Vorteil: Empfänger:innen, die kein Interesse mehr haben, können sich ohne Probleme vom Newsletter abmelden. Das klingt im ersten Moment vielleicht trivial, ist es aber nicht.

Denn gibt es diese Möglichkeit zur Abmeldung nicht, markieren User:innen deinen Newsletter allzu gern als Spam, um ihn in Zukunft nicht mehr zu erhalten. Und dies kann die allgemeine Zustellbarkeit deiner zukünftigen Newsletter verschlechtern – unabhängig davon, an wen du sie genau verschickst.

Tipp 6: Versende von zertifizierten Versandservern!

Auch die IP-Adresse deines Versandservers sollte dir nicht egal sein. Der Grund: Newsletter von zertifizierten Versendern werden direkt, also an Spamfiltern vorbei, ausgeliefert. Ist eine IP-Adresse oder Domain hingegen für Spam-Aktionen bekannt, steigt das Risiko, dass E-Mails von diesem Absender nicht zugestellt werden.

Professionelle Versandtools stehen daher in ständigem Kontakt mit allen großen Internetanbietern bzw. ISPs (Internet Service Provider) und nehmen an Programmen wie etwa „Certified Sender Alliance“ oder „Sender Score Certified“ teil. Dies ist insofern wichtig, da Spamfilter normalerweise auf öffentliche Whitelists zurückgreifen, also auf geprüfte Listen vertrauenswürdiger Absender, um Spam von Nicht-Spam zu unterscheiden. Und ein vertrauenswürdiges Zertifikat bringt deine E-Mail-Adresse die Whitelist.

Tipp 7: Verwende Authentifizierungsverfahren!

Es gibt verschiedene E-Mail Validierungsmethoden, die weltweit genutzt werden, um für die Sicherheit beim Versenden von Newslettern zu sorgen – sowohl auf Empfänger- als auch auf Absender-Seite. Die Authentifizierung bewirkt zusätzlich, dass eine seriöse Absenderadresse nicht fälschlicherweise als Spam eingestuft wird.

Beliebte Beispiele für solche Authentifizierungsverfahren sind DKIM (DomainKeys Identified Mail) sowie SPF (Sender Policy Framework). Beim DKIM wird deine Mail durch eine Verschlüsselung sowie eine digitale Signatur authentifiziert. Beim SPF hingegen wird deine IP-Adresse mit einer Whitelist mit genehmigten IP-Adressen verglichen und auf diese Weise validiert.

Ein weiteres Authentifizierungsverfahren, das zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist BIMI (Brand Indicator for Message Identification). Bei diesem Verfahren wird deine E-Mail im Posteingang mit deinem Markenlogo versehen. Dadurch kann sich die empfangende Partei sicher sein, dass es sich nicht um Spam handelt.

Hierfür musst du wiederum das sogenannte DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) eingerichtet haben. Und auch der E-Mail Client der Empfänger:innen muss BIMI unterstützen. Aktuell tun dies z. B. Google, Apple, Yahoo oder GMX.

Tipp 8: Wähle eine vorteilhafte Absender-Adresse!

Bei der Wahl der passenden Absender-Adresse für deinen Newsletter raten wir dir unbedingt von kostenfreien Mail-Adressen ab (wie z. B. Gmail, GMX oder Yahoo). Denn diese werden häufig missbraucht, um gezielt Spam in großen Mengen zu verschicken. Die gängigen Spamfilter identifizieren deinen (obgleich seriösen) Newsletter deshalb mit hoher Wahrscheinlichkeit ebenfalls als Spam und weisen ihn sicherheitshalber dem Spam Ordner zu.

Auch von sogenannten noreply-Adressen raten wir ab, obwohl sie für Newsletter-Versande immer noch gängig sind. Bei Noreply-Adressen handelt es sich um E-Mail-Adressen, an die man keine Antwort zurücksenden kann.

Die Idee hinter der Nutzung dieser Adressen ist zwar nachvollziehbar: Man will verhindern, dass das eigene Postfach durch mögliche Antwort-Mails überflutet wird. Allerdings bringt das den Nachteil mit sich, dass Spamfilter dann logischerweise auch keine Antworten auf den Newsletter registrieren können. Sie stufen deine Mail folglich als irrelevant ein, was sich negativ auf zukünftige Newsletter-Kampagnen auswirken kann.

Tipp 9: Verwende ein responsives Design!

Viele schauen ihre Mails im Alltag meist dann durch, wenn gerade ein wenig Zeit dafür ist. Ob in der Mittagspause oder auf dem Heimweg in der Bahn. Mit hoher Wahrscheinlichkeit lesen sie deinen Newsletter deshalb auf einem mobilen Endgerät wie dem Smartphone.

Wird deine Mail auf dem Smartphone oder Tablet jedoch fehlerhaft dargestellt, weil du sie nur mit Blick auf die Desktop-Version für das Lesen am Computer gestaltet hast, kann das bei Empfänger:innen für Unmut sorgen. Dies umgehst du mit einem responsiven Design. Denn es stellt sicher, dass deine Nachricht auf den unterschiedlichen Endgeräten korrekt angezeigt wird. Und so verhinderst du, dass dein Newsletter am Ende lediglich wegen schlechter Lesbarkeit als Spam markiert wird.

Tipp 10: Halte deine Empfängerliste aktuell!

Mehr ist mehr, denken sich viele Unternehmer:innen, wenn es um den Versand ihres Newsletters geht. Doch eine lange Empfängerliste muss nicht automatisch eine gute sein. Indem du deine Versandliste regelmäßig überprüfst, stellst du sicher, dass die Öffnungsrate deiner Newsletter gut ist, da sich möglichst wenig Karteileichen in ihr befinden. Deaktivierte E-Mail-Adressen sollten gleichermaßen gelöscht werden wie Empfänger:innen, die deinen Newsletter seit mehr als einem halben Jahr schon nicht mehr angeklickt haben. Denn durch die regelmäßige Aktualisierung deiner Empfängerliste verbesserst du deine Zustellrate.

Dennoch sollte das Löschen von Adressen wohlüberlegt sein. Oft lohnt sich eine gezielte Aktion, um inaktive Empfänger:innen wieder zu aktivieren. Geeignet sind hierfür z. B. Gutschein-Aktionen, da sie einen klaren Vorteil kommunizieren und so das Interesse wecken.

Tipp 11: Schau auf das Datenvolumen deiner Newsletter!

Die Recherche von E-Mail-Marketing-Experten hat ergeben: Ein idealer Newsletter sollte zwischen 20 und 100 KB aufweisen. Ist ein Newsletter kleiner als 20 KB, springen viele Spam-Filter bereits an. Der Hintergrund: Spam-Mails werden meist schnell und einfach erstellt und sind daher vom Datenvolumen her eher klein.

Auch zu viel des Guten solltest du lieber vermeiden – bei großen Mailings oder Anhängen werden Spamfilter ebenfalls leicht misstrauisch. Achte also beim Erstellen deiner Mails darauf, dass Inhalt, Formatierung und Bilder für den Mail-Versand optimiert sind!

Tipp 12: Nutze Spam-Check-Programme!

Indem du vor dem Versand deiner Newsletter einen Spam-Check durchführst, siehst du auf einen Blick, ob Inhalte, Formatierungen oder gar der HTML-Code deines Newsletter-Templates nachgebessert werden müssen, um die Deliverability (also Zustellbarkeit) deiner Newsletter zu verbessern. Wurde etwa unsauber programmiert, bleibt dein Newsletter leicht im Spam-Filter hängen.

Fast alle professionellen E-Mail-Dienstleistenden bieten derartige Tests (automatisiert) an. Zur Not findet man eine Spamchecker-Software aber auch kostenlos im Internet. Diese Tools helfen dir bei der Diagnose möglicher Probleme und stellen sicher, dass deine Mails allen wichtigen technischen Kriterien entsprechen.

Mal was Anderes: Nutze Direct Marketing als analoge Alternative!

Du planst noch weitere Marketing-Kampagnen? Dann solltest du eventuell auch mal über eine analoge Alternative zu deinem Newsletter nachdenken! Denn obwohl Printmailings mittlerweile aus der Mode gekommen scheinen, können sie ein äußerst effektives Marketinginstrument darstellen.

Hierfür solltest du deine Aktionen für optimale Ergebnisse immer auf deine konkrete Branche und Zielgruppe zuschneiden. Nutze am besten eigens dafür geprüfte Marketingdaten wie z. B. Herold MD Online. Es bietet dir von der Standortanalyse bis zur Verkaufssteuerung alles, was du für den Versand deiner Printmailings benötigst.