Notarielle Beglaubigung: Wie beglaubigt man ein Dokument?

Notarielle Beglaubigung: Ein Paar lässt ein Dokument von einem Notar beglaubigen.

Notarielle Beglaubigung: Von einem Notar kannst du Urkunden und Dokumente beglaubigen lassen. Foto: Adobe Stock, fizkes

Was ist eine Beglaubigung und braucht man dafür einen Notar? Wir erklären, was eine beglaubigte Abschrift ist und worin der Unterschied zur beglaubigten Unterschrift besteht. Außerdem: Empfohlene Notare in Wien.

Was ist eine Beglaubigung?

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Beglaubigungen: die beglaubigte Abschrift und die Unterschriftsbeglaubigung. Beide dienen der Rechtssicherheit und dem Konsumentenschutz. Vor allem im Rechtsverkehr (z. B. bei einem Behördengang) können die beglaubigte Abschrift oder die beglaubigte Unterschrift erforderlich sein.

Was ist eine beglaubigte Abschrift?

Von Ämtern, Magistraten oder Universitäten werden häufig Originaldokumente oder beglaubigte Abschriften, auch beglaubigte Kopien genannt, verlangt. Die beglaubigte Abschrift ist eine Kopie des Originaldokuments, von der bestätigt ist, dass sie mit dem Original (= der Hauptschrift) 100 % ident ist.

Benötigst du eine beglaubigte Abschrift, bedeutet das also, dass du nicht einfach selbst eine Kopie des Dokuments anfertigen und verwenden kannst. Denn du brauchst eine amtliche Bescheinigung der Richtigkeit der Kopie. Ausstellen kann eine beglaubigte Kopie ein Notar – eine Urkundsperson, die mit öffentlichem Glauben versehen ist. Daneben dürfen auch das Bezirksgericht oder die ausstellende Behörde (nicht in jedem Fall und nicht jede Behörde) eine Bestätigung der Richtigkeit einer Kopie ausstellen.

Eine beglaubigte Abschrift bezeichnet also eine Kopie eines Dokuments, für die

  • ein Notar,
  • das Bezirksgericht
  • oder die ausstellende Behörde (nicht immer)

bestätigen, dass sie mit dem Original-Dokument übereinstimmt.

Die beglaubigte Abschrift trifft keine Aussage über den Inhalt des Dokuments. Sie bestätigt nur, dass die Abschrift des Dokuments samt Inhalt mit dem Inhalt im vorgelegten Original-Dokument übereinstimmt.

Was ist eine Unterschriftsbeglaubigung?

Ist eine Unterschrift beglaubigt, so heißt das, dass ein Notar oder ein Bezirksgericht bestätigt, dass die Unterschrift echt ist. Die Unterschrift wurde also tatsächlich von der Person geleistet, die als Unterschreibender angegeben ist. Eine beglaubigte Unterschrift wurde entweder vor einem Notar oder dem Bezirksgericht gesetzt oder von ihnen als echt anerkannt.

Der Unterschied zwischen Unterschriftsbeglaubigung und beglaubigter Abschrift? Eine Unterschriftsbeglaubigung bestätigt die Echtheit einer Unterschrift. Eine beglaubigte Abschrift hingegen sagt aus, dass eine Kopie eines Dokuments mit dem Original-Dokument übereinstimmt.

Wozu braucht man eine Beglaubigung durch den Notar?

Eine beglaubigte Abschrift ist zum Beispiel dann nützlich, wenn du ein wichtiges Originaldokument bei einer Behörde abgeben oder per Post verschicken müsstest. Denn das Original gibt man in der Regel nur ungern aus der Hand. Die beglaubigte Abschrift ist dem Originaldokument gleichwertig.

Ein möglicher Fall für eine Beglaubigung wäre die Bewerbung oder Immatrikulation für ein Studium. Manche Universitäten verlangen dabei die Vorlage des originalen Maturazeugnis. Kannst du dieses, beispielsweise aus örtlichen oder zeitlichen Gründen, nicht persönlich vorzeigen, sondern musst es per Post verschicken, ist eine beglaubigte Kopie sinnvoll.

Notar Wien: Diese Notare beglaubigen Dokumente

Wie viel kostet eine Beglaubigung beim Notar?

Für die Notar-Kosten gilt eine strenge Tarifordnung. Diese ist im Notariatstarifgesetz geregelt. Meist ist eine Beglaubigung durch den Notar übrigens günstiger als durch ein Gericht. Zudem sind teure Überraschungen ausgeschlossen: Ein Notar ist dazu verpflichtet, dir vorab mitzuteilen, wie viel die Beglaubigung kosten wird.

Ein Notar gibt eine Beglaubigung für ein Dokument.

Was kostet eine Beurkundung beim Notar? Die Notarkosten sind im Notariatstarifgesetz geregelt. Foto: Adobe Stock, chokniti

Was sind staatliche Gebühren?

Für die Beurkundung der Echtheit einer Überschrift fallen gemäß §14  TP 13 Gebührengesetz Gebühren von 14,30 € an, die an das Finanzamt zu zahlen sind. Ausgenommen sind Urkunden, die du nur einer ganz bestimmten Behörde oder einem bestimmten Gericht vorlegen musst.

Wie lange ist eine Beglaubigung gültig?

Beglaubigungen sind unbefristet gültig.

Wie lange dauert eine Beglaubigung durch den Notar?

Oft benötigt man ein notariell beglaubigtes Dokument besser gestern als heute. Wie lange es aber dauert, bis dieses fertig ist, hängt ganz vom Einzelfall ab. Am besten erkundigst du dich bereits bei der Terminvergabe beim Notar, wie lange es dauern wird. Handelt es sich um ein einfaches, kurzes Dokument, kannst du es unter Umständen direkt wieder mit nach Hause nehmen.

Was muss ich zur notariellen Beglaubigung mitnehmen?

Für eine notariell beglaubigte Abschrift benötigst du zunächst das Original-Dokument. Zum anderen benötigst du einen amtlichen Lichtbildausweis (Reisepass, Führerschein oder Personalausweis). Gegebenenfalls musst du auch Urkunden über akademische Titel vorbringen, wenn diese nicht auf deinem Ausweis angeführt sind.

Soll eine Unterschrift beglaubigt werden, musst du zwingend selbst erscheinen – schließlich muss der Notar bestätigen, dass du selbst die Unterschrift geleistet hast.

Was ist eine Apostille?

Eine Apostille ist eine Bestätigung durch eine Oberbehörde, dass es sich bei dem beglaubigenden Notar tatsächlich um eine mit öffentlichem Glauben versehene Urkundsperson handelt. Man nennt die Apostille daher auch Überbeglaubigung. Eine solche Überbeglaubigung brauchst du fast immer, wenn du eine öffentliche Urkunde außerhalb Österreichs, also im internationalen Rechtsverkehr, vorlegen musst.

Eine Urkunde mit Apostille ist in allen Ländern gültig, die das Haager Beglaubigungsübereinkommen unterzeichnet haben. Besteht zwischen Österreich und dem Staat, in dem du die Urkunde vorlegen musst, ein bilaterales Abkommen über die wechselseitige Anerkennung, so brauchst du oft keine Apostille.

In Österreich werden Apostillen, je nachdem welche Behörde die Urkunde ausgestellt hat, von

  • dem Bundesministerium für Europa, Integration und Äußeres (Legalisierungsbüro),
  • den Präsidenten der mit Zivilrechtssachen befassten erstinstanzlichen Gerichtshöfe (Präsidium des Landesgerichts),
  • den Landeshauptmännern
  • oder dem Amt der Landesregierung (Beglaubigungsstelle) ausgestellt.

Was ist eine Legalisation?

Mit der Legalisation verhält es sich ähnlich wie mit der Apostille. Auch sie ist eine Überbeglaubigung, durch die eine öffentliche Urkunde im Ausland als echt anerkannt wird. Das Beglaubigungsverfahren bei der Legalisation ist jedoch aufwendiger als bei der Apostille. Bei der Apostille beglaubigt lediglich die ausstellende Behörde ein Dokument. Auch bei der Legalisation ist dieser Schritt nötig. Zusätzlich muss jedoch auch die konsularische Vertretung des Landes, in dem das Dokument vorgelegt werden soll, dieses beglaubigen.

In Staaten, die das Haager Abkommen unterzeichnet haben, tritt die Apostille an Stelle der Legalisation. Eine ausführliche Erklärung zur Legalisation findest du auf help.gv.

Notare für Beglaubigungen finden

Fast jeder Notar bietet Beglaubigungen an. Kontakt zu Notaren in deiner Nähe findest du hier:



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