Zeitmanagement als Unternehmer:in – 5 Methoden & 3 Tipps

Zeitmanagement: Ziele, die du erreichst

Besonders als Selbstständige:r bzw. Inhaber:in eines Unternehmens musst du deine Zeit gut einteilen und Aufgaben planen, um deine Zeit effektiv zu nutzen und Arbeitsabläufe zu beschleunigen.

Genau dabei hilft dir das richtige Zeitmanagement. Es erhöht dadurch außerdem deine Produktivität, reduziert Zeitfresser, gleichzeitig aber auch Stress und hat im besten Fall auch positive Auswirkungen auf deine Work-Life-Balance.

Insgesamt geht es Hand in Hand mit dem Selbstmanagement und dem Zielmanagement, denn letztendlich…

• setzt du dir Ziele (Zielmanagement)
• teilst deine Arbeit ein (Zeitmanagement)
• und musst diese dann noch nach Plan umsetzen (Selbstmanagement).

Warum Zeitmanagement nicht immer einfach ist

Priorisiere deine Aufgaben, mach dir einen Plan und setze diesen dann um. Das sagt sich immer so leicht, ist es aber oft nicht.

Denn meist gibt es im Berufsleben Gewohnheiten oder eingefahrene Routinen, die für das neue Zeitmanagement aufgebrochen werden müssen. Außerdem sind Ablenkungen oft verführerisch, was es nicht immer leicht macht, diesen zu widerstehen.

Es ist aber wichtig, die definierten Ziele wie geplant, dauerhaft und konsequent umzusetzen, um wirkliche Erfolge verzeichnen zu können.

Und damit kommen wir zum nächsten, nicht so einfachen Punkt: Du brauchst Durchhaltevermögen. Denn einerseits braucht es etwas, bis du dich an das neue System der Zeiteinteilung oder Arbeitsorganisation gewöhnt hast und andererseits kann es sein, dass deine neue Vorgehensweise zunächst Mehraufwand verursachen kann.
Hier ist es wichtig trotzdem weiterzumachen, denn am Ende zahlt es sich aus und beschleunigt Arbeitsprozesse.

Fünf Zeitmanagement-Methoden

Es gibt eine ganze Bandbreite an Zeitmanagement-Methoden für Unternehmer und Unternehmerinnen. Besonders wichtig ist dabei immer die Priorisierung der Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Außerdem wird gesagt, dass auch die Verschriftlichung einzelner Arbeitsschritte die Ergebnisse verbessert.

Heutzutage hast du außerdem einen weiteren kleinen Helfer, den du in diesem Zusammenhang nutzen kannst: Software. Dabei kannst du auf einfache Kalender und Tagesplaner setzen, aber auch auf größer angelegte Programme mit vielen Zusatzfunktionen.

1. Pareto-Prinzip: Es muss nicht immer perfekt sein

80 – 20: Diese beiden Zahlen sind bei diesem Prinzip wichtig.

Es geht darum, keine Zeit für solche Kleinigkeiten aufzuwenden, die das Ergebnis nicht wirklich positiv beeinflussen.
Vielmehr soll man hier darauf setzen, nicht 100 %, sondern vielmehr „nur“ 80 % des insgesamt möglichen Optimums zu erreichen. Denn dafür werden nur 20 % der Arbeitszeit benötigt. Es gilt also:

• zu 100 % perfekt = volle Arbeitszeit verbraucht, wobei 80 % der Zeit für nur 20 % des Ergebnisses aufgewendet werden
• zu 80 % perfekt = nur 20 % der Arbeitszeit verbraucht

Das bedeutet auch: Für die 20 %, die noch zum Optimum fehlen, verbraucht man für gewöhnlich 80 % der Arbeitszeit. Und das lohnt sich bei vielen Aufgaben einfach nicht (u.a. da in dieser Zeit oft z. B. nur kleine Teile der Formatierung umständlich angepasst werden).

Hier siehst du das Ganze noch einmal bildlich:

2. Pomodoro-Technik: produktiv dank Pausen

Das Wort Pomodoro kennt man üblicherweise eher im Zusammenhang mit der italienischen Küche. In diesem Fall geht es aber vielmehr darum, Pausen im Arbeitsleben bewusst einzuplanen, um so die Produktivität zu steigern. Denn Pausen sind zum Steigern der Leistung sehr wichtig.

Hier gehst du wie folgt vor:

Hier gilt: Punkt 2 darf nicht unterbrochen werden. Du widmest dich in den 25 Minuten nur deiner geplanten Aufgabe – ohne zwischendurch die Mails zu checken oder auf eine Chat-Nachricht zu antworten.
Um solche „Störfaktoren“ zu umgehen, kannst du beispielsweise dein Handy auf stumm schalten oder den Chat-Dienst für die Zeit schließen.

3. Eisenhower-Prinzip: Willkommen in der Matrix

Bei diesem Prinzip klassifizierst du deine Aufgaben mithilfe einer Matrix. Diese Eisenhower-Matrix besteht aus vier Quadranten, mithilfe derer du deine To-dos gemäß ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit einordnen kannst:

Du siehst: Je wichtiger und dringender die Aufgabe, desto eher sollte sie (von dir selbst) erledigt werden. Aber auch die Aufgaben, die sehr wichtig, aber etwas weniger dringend sind (B-Aufgaben), solltest du nicht vernachlässigen.

Dringendes, aber gleichzeitig weniger Wichtiges (C-Aufgaben) kannst du auch an Teammitglieder weitergeben, während du die D-Aufgaben im besten Fall sogar streichen kannst.

4. ALPEN-Methode: keine Berge, dennoch hoch hinaus

Wenn es um die Tagesstrukturierung geht, kannst du auch die ALPEN-Methode anwenden. Diese funktioniert so:

A wie Aufgaben definieren

Mach dir eine Liste, auf der du alle To-dos aufschreibst, die du am Tag erledigen willst. Dabei sind wir auch wieder beim schriftlichen Festhalten.

Tipp: Wenn du diese direkt in Kategorien bzw. thematisch ähnliche einteilst, hast du es noch leichter. „Projekt X“, „Projekt Y“, „ausstehende Anrufe“ oder „Unterstützung von Kolleg:innen benötigt“ können einige Beispiele dafür sein.

L wie Länge schätzen

Nun geht es darum, dass du dir überlegst, wie viel Zeit du für jede einzelne Aufgabe von deiner Aufgabenliste brauchen wirst.

Dabei solltest du ehrlich zu dir selbst sein und dir keine unrealistischen Zeitangaben überlegen. Nur so kannst du einen echten Eindruck davon bekommen, ob du all deine geplanten Aufgaben auch wirklich an einem Tag erledigen kannst.

P wie Pufferzeiten

Bei der Planung sind auch Pufferzeiten wichtig, um unvorhergesehene Verzögerungen miteinzuplanen. Das kann dir besonders dann passieren, wenn du bei bestimmten Teilschritten auf Externe oder auf Kolleg:innen aus anderen Abteilungen angewiesen bist.

Außerdem solltest du auch auf private Termine achten. Wenn du z. B. schon weißt, dass du in einer Woche einen Arzttermin hast, solltest du dir an dem Tag weniger vornehmen.

E wie Entscheidung treffen

Jetzt, nach diesen drei Schritten, kannst du dich entscheiden, welche der definierten Aufgaben du direkt angehst und welche erst im Verlauf des Tages.

Zur Priorisierung kannst du z. B. wieder die Eisenhower-Matrix verwenden, da du Methoden natürlich auch kombinieren kannst.

N wie Nachkontrolle

Bei deinem Zeitmanagement ist es wie bei einer Google-Ads-Kampagne: So wie du bei der Kampagne prüfst, ob die von dir gewählten Keywords auch wirklich zu Erfolgen geführt haben, prüfst du auch bei der ALPEN-Methode ganz am Ende, ob du deine gesetzten Ziele erreicht hast und ob deine Planung aufgegangen ist.

5. Timeboxing: produktiver Handlungsdruck

Hier geht es im Grunde darum, sich für Aufgaben Zeitblöcke („Timeboxes“) zu setzen, innerhalb derer sie erledigt werden sollen. Nimmst du dir für eine Aufgabe „so viel Zeit, wie halt gerade vorhanden ist“, kann das schnell zu Unproduktivität führen.

Mit dieser Methode setzt du dir also quasi selbst einen gewissen Handlungs- und Zeitdruck – aber auf die gute Art und Weise.

Ablenkung, Belohnung & Co.: 3 weitere Zeitmanagement-Tipps

Weitere Dinge, die dir helfen können, zu einem besseren Zeitmanagement zu kommen, sind die beiden folgenden Tipps:

1. Nicht ablenken lassen

Zeitmanagement hängt stark mit dem Selbstmanagement zusammen – und genau darum dreht sich dieser Punkt. Beweise Disziplin, lass dich nicht ablenken und setze so deine Aufgaben auch wirklich zum geplanten Zeitpunkt um.

Ein Beispiel wäre hier, während der Bearbeitungszeit das E-Mail-Programm zu schließen oder zumindest die Benachrichtigungen über eingegangene Mails zu deaktivieren. So arbeitest du konstant an deiner Aufgabe, statt dich zwischendurch im Prüfen der Mails zu verlieren.

Und wenn du schon weißt, dass das bei dir nicht funktioniert, plan diese Ablenkungen einfach in deinen Arbeitsfluss mit ein – quasi wie eine Art Pufferzeit für Zeitdiebe.

2. Das Belohnungsprinzip

Hast du dich an dein eigenes Zeitmanagement gehalten, dich nicht ablenken lassen und deine Aufgabe wie geplant umgesetzt? Dann belohne dich dafür (aber nicht zu intensiv, nicht, dass du dir letztendlich von der Belohnung zu viel Zeit klauen lässt).

Diese Belohnung kann ein Schokoriegel sein, aber genauso auch fünf Minuten zum Meditieren oder das bewusste Nicht-Machen von Überstunden – ganz, was dir am liebsten ist.

3. SMARTe Ziele

Setze dir nur Ziele, die du auch erreichen kannst, ansonsten klopft schnell die Frustration an deine Tür. Um dir durchführbare Ziele zu setzen, kannst du die SMART-Formel anwenden. Ziele sollen hierbei:

• Spezifisch
• Messbar
• Attraktiv
• Realistisch und
• Terminiert

sein. Ein Negativbeispiel wäre ein Ziel, das unrealistisch sowie nicht konkret ist und auch keine wirkliche Deadline hat. Denn dieses erfüllt aus der Formel weder den Punkt S noch R noch T.

Unser Fazit

Eine effektive Zeitwirtschaft in Unternehmen ist ein wichtiger Punkt, um produktiver zu arbeiten und Aufgaben erledigt zu bekommen.

Hierbei hast du mehrere Methoden zur Verfügung, aus denen du die wählen kannst, die am besten für dich funktioniert. Du kannst aber auch mehrere Zeitmanagement-Methoden miteinander kombinieren.

Wichtig ist dabei immer die Priorisierung von Aufgaben, ebenso wie das Nicht-Ablenken-Lassen und das Abstellen von Zeitdieben. Du brauchst besonders am Anfang Durchhaltevermögen, um deine neue Methode wirklich konsequent über Wochen umzusetzen.

Und wenn es mit der Motivation etwas schwierig wird, kannst du gerne auch immer dann, wenn du dich an deine neue Methode gehalten hast, das Belohnungsprinzip anwenden.