Firmenbucheintrag: So gelingt die Firmen Eintragung

Firmenbucheintrag: das Wichtigste im Überblick

• Das Firmenbuch ist ein Verzeichnis mit Informationen zu diversen Unternehmen, das der Transparenz dient. Jeder kann hier eingetragene Informationen einsehen und einen Firmenbuchauszug anfordern.

• Die meisten Unternehmen müssen sich in das Firmenbuch eintragen, da dies ein verpflichtender Schritt in der Gründung ist. Nur Einzelunternehmer:innen müssen sich nur eintragen, wenn bestimmte Bedingungen gegeben sind.

• Die Eintragung kann online erfolgen, es müssen abhängig von der Rechtsform bestimmte Angaben gemacht und Unterlagen eingereicht werden.

• Die Kosten setzen sich aus mehreren Gebühren zusammen, die du allerdings durch diverse Förderungen reduzieren kannst. Informiere dich also am besten vor Eintragung ins Firmenbuch, welche Förderungen du genau nutzen kannst!

Und wenn du jetzt noch mehr Details wissen willst, findest du sie im Folgenden:

Was ist das Firmenbuch ganz genau?

Kurz gesagt: Das Firmenbuch (ehemals Handelsregister) ist ein Verzeichnis von Unternehmen. Es listet alle Firmen auf, die zu einem Eintrag verpflichtet sind oder sich freiwillig für einen Eintrag entscheiden.

Es ist jedoch nicht nur eine Person oder Abteilung für das Firmenbuch in Österreich zuständig. Geführt wird es vielmehr von den jeweils zuständigen Firmenbuchgerichten. Das bedeutet:

In den Bundesländern sind die jeweiligen Landesgerichte zuständig, während es in Wien das Handelsgericht Wien ist.

Warum gibt es das Firmenbuch?

In einem Wort: Transparenz.

Das Firmenbuch legt alle Dinge offen, die unternehmensrechtlich eintragungspflichtig sind. Veröffentlicht werden hier u.a. folgende Informationen:

• Eine vertretungsberechtigte Person erhält eine andere Funktion
• Es gab einen Wechsel bei Führungspositionen
• Der Jahresabschluss wurde eingereicht

Einsehen kann diese Informationen jeder: Privatpersonen, andere Unternehmen, mögliche neue Geschäftspartner eines Unternehmens etc. Darüber hinaus können sie auch alle einen Firmenbuchauszug anfordern.

Wer muss sich ins Firmenbuch eintragen?

Ein Firmenbucheintrag ist für folgende Unternehmensformen immer verpflichtend:

• Kapitalgesellschaften – also AG & GmbH
• Personengesellschaften – also KG & OG
• Genossenschaften

Einzelunternehmen hingegen müssen nicht ins Firmenbuch eingetragen werden. Erst wenn sie:

• in zwei aufeinanderfolgenden Jahren mehr als 700.000 Euro Umsatz haben
• in einem Jahr 1 Mio. Euro Umsatz haben,

wird auch für sie die Eintragung verpflichtend.

Allein die GesbR wird nie in das Firmenbuch eingetragen.

Vorteile eines Eintrags für Einzelunternehmen

Auch wenn eine Eintragung für Einzelunternehmer:innen nicht verpflichtend ist, entscheiden sich dennoch viele dafür. Das hat mehrere Gründe:

Bei Nicht-Eintragung müssen der Familienname und der Vorname Teil des Firmennamens sein.

Nach der Eintragung ist auch ein Wunschname möglich. Ist man eingetragene:r Einzelunternehmer:in, ist nur der Hinweis „e.U.“ (eingetragener Unternehmer) als Anhang im Firmenwortlaut verpflichtend.

Außerdem kann der von dir gewählte Name von keinem anderen Betrieb genutzt werden.

Firmenbucheintrag: so geht’s

Wie genau die Eintragung von Firmen abläuft, hängt von der jeweiligen Unternehmensform ab.

Ganz allgemein kann ein Eintrag jedoch entweder schriftlich (Papier) an das zuständige Firmenbuchgericht oder mittlerweile auch vollständig online (z. B. über JustizOnline) eingereicht werden.

Wird es online eingereicht, wird dein Antrag automatisch an das passende Firmenbuchgericht weitergeleitet (aufgrund der von dir angegebenen Daten).

Dort findest du verschiedene Formulare, aus denen du wählen kannst. So wird z. B. zwischen dem Formular für die Eintragung von Einzelunternehmen und dem Formular für die Eintragung von anderen Unternehmensformen unterschieden. Zu jedem Formular findest du dort weitere Informationen, z. B. zu:

• Voraussetzungen
• Beglaubigung: ja oder nein
• etc.

Notwendige Angaben im Antrag

Unabhängig von der Rechtsform muss der Antrag immer mindestens folgende Angaben enthalten:

• Firma
• Sitz
• Anschrift
• Rechtsform der Firma
• Geschäftszweig (ev. inkl. kurzer Beschreibung)

Darüber hinaus werden immer weitere Informationen (mindestens Vor- und Zuname sowie Geburtsdatum, manchmal aber auch die Anschrift) konkreter Personen benötigt (je nach Rechtsform z. B. von Inhaber:innen, Gesellschafter:innen, vertretungsbefugten Personen etc.).

Bei Personen- und Kapitalgesellschaften kommen weitere Informationen hinzu, die der Antrag enthalten muss, z. B. zum Stammkapital, zu Aufsichtsratmitgliedern, zu Kommanditistinnen und ihren Haftsummen etc.

Erforderliche Unterlagen

Insgesamt können folgende Anträge eingereicht werden:

• Gründung & Folgeantrag Gründung (für den Ersteintrag)
• Änderung & Folgeantrag Änderung (bei bereits eingetragenen Unternehmen)
• Löschung & Folgeantrag Löschung (bei bereits eingetragenen Unternehmen)

Abhängig von Antrag und Rechtsform müssen den Anträgen unterschiedliche weitere Unterlagen beigefügt werden. Gehen wir vom Beispiel einer neuen Eintragung (Gründung) aus.

Einzelunternehmen und Personengesellschaften müssen ihrem Gründungsantrag (Formular) zwei weitere Dokumente anhängen:

• Musterzeichnung
• Bestätigung, dass die Voraussetzungen nach dem NeuFög erfüllt werden (Neugründungsförderungsgesetz)

Kapitalgesellschaften haben es etwas schwerer, da hier viel mehr Dokumente verlangt werden:

• Gesellschaftsvertrag
• Musterzeichnungserklärung
• Nachweis über Stammeinlagen
• Steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung

• ggf. Gründungs- und Prüfberichte
• ggf. Nachweis über die Bestellung von Geschäftsführer:innen außerhalb des Gesellschaftsvertrags
• ggf. Nachweis über die Bestellung des Aufsichtsrats
• ggf. behördliche Bewilligungen
• ggf. Bestätigung, dass die Voraussetzungen nach dem NeuFög erfüllt werden (Neugründungsförderungsgesetz)

Teilweise müssen diese Dokumente bei Kapitalgesellschaften auch beglaubigt sein.

Sobald du deinen Antrag eingereicht hast, erhältst du eine E-Mail über dessen Eingang und eine Zusammenfassung der von dir angegebenen Daten.

Deine Firma wird in das Firmenbuch eingetragen, wodurch es dort jede:r nachschlagen kann. Du erhältst bei der Eintragung eine individuelle Firmenbuchnummer.

Wie viel kostet ein Firmenbucheintrag?

Um dein Unternehmen einzutragen, fallen drei Kostenblöcke an:

• Eingabegebühr
• Eintragungsgebühren (Sammlung aus mehreren Gebühren)
• Beglaubigung der Unterschrift

Auch die Kosten unterscheiden sich wieder – du ahnst es – abhängig von der Rechtsform:

Eingabegebühr:

• EPU: 19 – 38 Euro
• OG, KG, GmbH: 36 – 55 Euro
• AG, Europäische Gesellschaft: 162 – 181 Euro

Der teurere Betrag fällt an, wenn du deinen Antrag nicht online einreichst.

Hinzu kommen die Eintragungsgebühren:

Alle Rechtsformen:

• Eintragung von Firma, Sitz & Anschrift: je 9,40 Euro

Zusätzlich bei EPU:

• Eintragung Inhaber:in: 31 Euro

Zusätzlich bei OG & KG:

• Eintragung Gesellschafter:in: 45 Euro
• Eintragung Kommanditist:in: 31 Euro

Zusätzlich bei GmbH & AG:

• Eintragung Stammkapital: 171 Euro
• Eintragung Gesellschaftsvertrag: 114 Euro
• Eintragung pro Geschäftsführer:in: 31 Euro
• Eintragung pro Gesellschafter:in: 22 Euro
• Eintragung pro Mitglied des Aufsichtsrates: 54 Euro
• Eintragung pro Prokurist:in: 27 Euro

Firmenbucheintrag erledigt – und dann?

Mit dem Firmenbucheintrag ist es noch nicht vorbei. Denn daraus ergibt sich auch eine Verpflichtung:

Du musst auf deiner Website (im Impressum), auf Geschäftsbriefen – egal, ob per Post oder per Mail – und auf anderen Dokumenten immer folgende Informationen angeben:

• Firmenbuchnummer
• Firma inkl. Rechtsform und Adresse
• Für deine Firma zuständiges Firmenbuchgericht
• Haftungsart (nur bei Genossenschaften)