Mitarbeiter einstellen: Alle Infos im Überblick

Mitarbeiter einstellen: Das Wichtigste vorab

Arbeitsverträge sind formfrei

Grundsätzlich gilt, dass Dienstverträge keine bestimmte Form haben müssen. D.h. sie können schriftlich oder mündlich geschlossen werden oder auch durch sogenannte „schlüssige Handlungen“, z. B. durch die faktische Erbringung von Arbeitsleistung.

Anmeldung bei Sozialversicherung ist Pflicht

Die Anmeldung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei der Sozialversicherung ist prinzipiell Pflicht. Darüber hinaus gibt es hier vorgegebene Verfahrensabläufe, an die du dich als Arbeitgeber genau halten solltest. Diese variieren allerdings je nach Beschäftigungsform.

Arbeitsberechtigung abhängig vom Herkunftsland

Bei der Beschäftigung von Mitarbeiter:innen mit nicht-österreichischer Herkunft solltest du das Vorliegen einer Arbeitsberechtigung im Vorfeld der Anstellung abklären. Diese ist immer abhängig vom konkreten Herkunftsland:

Für EU-Bürger:innen (inkl. Liechtenstein, Norwegen und Island) gibt es keinerlei arbeitsmarktbehördlichen Einschränkungen. Sie können also wie Österreicher:innen ohne zusätzliche Genehmigungen am Arbeitsmarkt teilnehmen. Staatsangehörige aus Drittstaaten müssen hingegen eine Arbeitsgenehmigung vorweisen können.

Anmeldung & Abmeldung von Mitarbeitern

Es muss jede Dienstnehmerin bzw. jeder Dienstnehmer von dir als Dienstgeber bei der jeweiligen Krankenversicherung angemeldet werden. Hierbei spielt es keine Rolle, in welchem Ausmaß die Person bei dir im Unternehmen angestellt ist (z. B. Vollzeit, geringfügig, befristet etc.).

Für die Anmeldung deiner Mitarbeiter:innen benötigst du ein Beitragskonto beim Versicherungsträger, welches du kostenlos beantragen kannst. In der Regel kannst du dies online machen, ohne weitere Dokumente vorlegen zu müssen. Auch wirst du die Versicherungsnummer deines Mitarbeiters bzw. deiner Mitarbeiterin beim selben Versicherungsträger bei der Anmeldung angeben müssen.

Folgende Angaben sind bei der Anmeldung zu machen:

• Angaben zum Dienstgeber (z. B. Beitragskonto)
• Name, Geburtsdatum und Versicherungsnummer der beschäftigten Person
• Datum von Beschäftigungsaufnahme
• Umfang der Versicherung
• Startdatum der betrieblichen Vorsorge

Dienstvertrag oder Dienstzettel?

Werden Dienstverträge nicht schriftlich abgeschlossen, so sind Dienstgeber in Österreich nichtsdestotrotz dazu verpflichtet, ihren Mitarbeiter:innen zu Dienstbeginn zumindest einen Dienstzettel in schriftlicher Form zu überreichen.

Der Dienstzettel sollte die folgenden Daten enthalten:

• Name + Adresse vom Dienstgeber
• Name + Adresse von Dienstnehmer:in
• Startdatum vom Dienstverhältnis
• bei Befristung: Enddatum des Dienstverhältnisses
• Kündigungsfrist
• Dienstort + Angabe weiterer möglicher Dienstorte
• Vorgesehene Tätigkeit
• Angaben zum Bezug (Grundgehalt, Sonderzahlungen, Fälligkeit etc.)
• Urlaubstage pro Jahr
• Normalarbeitszeit (pro Tag + Woche)
• Nennung des Kollektivvertrags
• Name + Adresse von betrieblicher Vorsorgekasse

Achtung: Befristetes Dienstverhältnis

Grundsätzlich kann ein Dienstverhältnis immer auch zeitlich befristet abgeschlossen werden. Dafür muss das Enddatum des Dienstverhältnis bereits im Dienstvertrag/Dienstzettel festgehalten werden.

Allerdings gilt es hier zu beachten, dass aneinandergereihte befristete Verträge vor dem Gesetz automatisch zu einem unbefristeten Dienstverhältnis werden, wenn keine Sachgründe für eine solche mehrmalige Befristung vorliegen. Denn sogenannte Kettendienstverhältnisse sind nicht rechtmäßig.

Sozialversicherungsbeiträge

Der Sozialversicherungsbeitrag umschließt die Krankenversicherung, Unfallversicherung sowie Pensionsversicherung von Arbeitnehmer:innen. Der Beitrag wird zu einem Teil vom Dienstgeber und zum andern Teil vom Dienstnehmer gezahlt.

Aber Achtung: Einzuzahlen ist der gesamte Sozialversicherungsbeitrag (also auch der Teil der Dienstnehmer:innen) vom Dienstgeber. Hierfür muss dieser den Anteil des Dienstnehmers oder der Dienstnehmerin zunächst berechnen und den Betrag dann vom Lohn abziehen.

Mitarbeiter finden: So gelingt dir die Personalsuche

Der wohl einfachste Weg, um schnell qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden, führt über das Internet. Welche Möglichkeit dabei die effektivste ist und was du grundsätzlich bei deinen Stellenausschreibungen beachten solltest, möchten wir dir hier in Kürze vorstellen.

Mitarbeiter finden über Suchmaschinenwerbung (SEA)

Bei Suchmaschinenwerbung (SEA) denken die meisten eher an Produkte oder Dienstleistungen, die über Google und Co. beworben werden. Was allerdings die wenigsten wissen: Mit Suchmaschinenwerbung (SEA) kann man auch effektiv Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einstellen.

Warum das besser ist als die klassische Ausschreibung in einem der zahlreichen Online-Jobportale? Ganz einfach: Deine Stellenausschreibung ist durch SEA sehr viel auffindbarer. Denn sobald ein Internetnutzer oder eine Internetnutzerin nach einem Job googelt, der zu dem von dir ausgeschriebenen Job passt, wird deine Job-Anzeige ausgespielt.

Und das Beste: Du zahlst immer nur dann, wenn jemand auf deine Anzeige klickt und somit tatsächlich Interesse an dem Job zeigt.

Was bei Stellenausschreibungen zu beachten ist

Einfach auf gut Glück eine Stellenausschreibung zu verfassen, ist meist keine gute Sache. Denn es gibt verschiedene Vorgaben, an die du dich halten solltest, um nicht mit dem Gesetzt in Konflikt zu geraten.

Grundsätzlich ist zu beachten: Die Stellenausschreibung sollte unter allen Umständen geschlechtsneutral und diskriminierungsfrei formuliert sein.

Konkret heißt dies, dass niemand in der Ausschreibung diskriminiert werden darf hinsichtlich:

• Geschlecht
• Alter
• sexueller Orientierung
• ethnischer Zugehörigkeit
• Religion
• Weltanschauung

Menschen mit Behinderungen einstellen

Wer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Behinderungen einstellen möchten, kann sich zu diesem Thema vom Netzwerk Berufliche Assistenz (NEBA) beraten lassen:

Denn nach wie vor kursieren in Unternehmerkreisen viele falsche Annahmen bzgl. der Einstellung von Menschen mit Behinderungen. NEBA ist deshalb darauf spezialisiert, diesbezüglich objektiv aufzuklären, Unternehmer:innen aufzuzeigen, welche sozialen, aber auch wirtschaftlichen Vorteile sie daraus ziehen können, und sie bei der Umsetzung beratend zu unterstützen.

Fazit

Ob beim Aushändigen des Arbeitsvertrags, bei der Anmeldung der Sozialversicherung oder bei der Formulierung in der Stellenausschreibung – es gibt so manche Vorgaben, die du als Unternehmer:in beachten solltest. Wenn du die Infos aus diesem Beitrag beherzigst, sollte es jedoch zu keinen Problemen kommen. Darüber hinaus kann Suchmaschinenwerbung (SEA) dir dabei helfen, schnell und kostengünstig neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden.